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専門チームが対応する、テントゥーワンの
電帳法対応支援サービス

「改正電子帳簿保存法(以下電帳法)ってどんな法律?」「社内規定を策定しないといけないの?」「何かシステムを導入しないといけないの?どんなシステムを入れたらいいの?」

弊社ご支援先からも、たくさんのお問い合わせやご依頼をいただく電帳法対応。ここでは、出来る限りわかりやすく、電帳法改正の概要と弊社電帳法支援について、テントゥーワン電帳法対応支援チームがご紹介します。

01.電帳法支援に関する
テントゥーワンの考え方

結局のところ、電帳法が改正され、
何をしないといけないの?

結局のところ、電帳法が改正され、何をしないといけないの?

各社への影響が大きいと思われる、電子データ保存の要件変更については、ごく簡単にでも、ポイントを知っておいていただく必要があるかと思います。

例えば、メールで受け取った請求書や、ネットで買い物をして、オンラインで確認・ダウンロードする領収書をはじめ、電子データで授受した取引関係書類について、これまでは紙に出力して保存することが認められていましたが、改正によってこれが認められず、データでの保存が義務になります。
なお、元々、紙で発送したり受領したりしている取引関係書類は、これまで同様、紙で保存することができます(特例により、データでの保存も可能です)。

みんな大変って言うけど、
何がそんなに大変なの?

電子取引データと一口に言っても、実はかなりの種類があります。
例えば、メールで送受信する請求書や領収書、HPのドメインやサーバー更新時の請求書や領収書、ネットで購入した備品・航空券・宿泊予約に関する領収書、パソコンの延長保証のネット申し込みなど、今や取引関係書類の電子データ授受は非常に広範囲にわたります。
これらを漏れなく、電子データで保存していかなければならないことが、皆さんが大変と感じられる理由のひとつのようです。
そして、これらのデータを適当にフォルダに入れておけば良いわけではなく、それぞれのデータについて、「改ざんされない形で保存すること」と、「検索してすぐ出せるように保存すること」が求められること(電子取引の保存要件)も、大変と言われる理由です。

みんな大変って言うけど、何がそんなに大変なの?

具体的に、どんな方法で
電子データを保存したらいいの?

具体的に、どんな方法で電子データを保存したらいいの?

「改ざんされない形で保存すること」と、「検索してすぐ出せるように保存すること」、これらを満たすためには、専用のシステムを導入して対応する方法と、システムは導入せず、「社内規定」を策定し、きちんとしたルールと運用のもと、内部統制をとる形で対応する方法があります。

弊社が支援するクライアントさまにおいても、システムではなく、当面は社内規定の策定で運用しようというケースも決して少なくありません。国税庁のHPには社内規定サンプルも公開されており、当社の支援がなくても対応できるクライアントさまも中にはいらっしゃいます。しかし、社内規定による運用は、従来と比べ、新たな事務作業の増加、すなわち業務量が増加してしまうことは否めません。そして、社内規定を策定するにあたり、それに必要な情報を集めることに苦労されたり、自社に合致する規定の在り方を、社内だけで策定することに負担を感じていらっしゃるクライアントさまもいらっしゃいます。

だったら、安くて使い勝手の良いシステムを導入しようと思うに至るケースも多いと思います。しかし、ここで大切なことは、導入しようとするシステムが、どこまで自社に必要な機能をカバーしているか、先々も見据えて把握しておくことです。例えば経費精算システムの中には、電帳法対応と謳っているものの、電子データ保存に対応している範囲が狭く、従業員が立て替えた経費にしか対応していないケースもあります。また、取引先から受領する電子データの保存には対応しているものの、自社から発送する電子データの保存には対応していないケース、またはその逆のケースもあるため、しっかりと精査してシステムを選ぶことが大切です。ただ、この点においても、自力でシステム選定・導入・運用まで行うことに苦労を感じていらっしゃる方も少なくありません。

もう少し詳しく:電子取引データの保存要件とその対処法

電帳法では、データで授受した取引関係書類の保存については、いくつかの要件が定められています。重要な点としては、保存データの改ざん防止の措置を行うこと(真実性の要件)、取引データを取引日付や取引先名などで検索し、速やかに表示できること(検索性の要件)の2点になります。要件を満たさない場合、青色申告の承認取消しの可能性もある為、対応が必須となります。対応としては、法要件に準拠したシステムを導入するか、社内でルールを策定・順守するかのいずれかになります。

電子取引の保存要件

スマートフォン環境でご覧の方は、右にスワイプすることで内容をご覧いただけます。

電子取引の保存要件

※下線を付した部分が、今回改正により変更があった箇所となります。
国税庁HPより抜粋(https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

どちからと言えば、システムの導入を
勧めているように見えるんですが・・・?

私たち電帳法対応支援チームにおいても、今回の法改正にあたり、どのようにクライアントさまを支援することが良いか、多方面から検討しました。この結果、もちろん社内規定の策定による対応をお勧めするケースもあるものの、多くのクライアントさまに対しては、「Bill One」というシステムを推奨することにしました。現状のBill Oneは、発送に関するデータ保存には対応していませんが(紙で取引関係書類を発送する場合、今回の電帳法改正に伴う対処は不要であり、送信・保存機能が無くても問題ありません)、この先、発送側の送信・保存機能がリリースされる予定であるとともに、電帳法の保存要件も満たし、授受件数の制限はありますが、無償プランも準備されています。

データ保存ができるシステムは確かにたくさんあります。しかし、単に法律に従うだけの対応では勿体ない。目指すべきは、データ保存とともに業務効率化が図れること。Bill Oneであれば、その双方が実現できると確信できたことも推奨する理由のひとつです。しかし、Bill Oneに限らず、当社がシステム導入を推奨する理由は、単に電帳法に対応するデータ保存や業務効率化の観点だけではありません。

どちからと言えば、システムの導入を勧めているように見えるんですが・・・?

電帳法対応は、2023年の
「インボイス制度」を見据えた
対応が大切!

電帳法対応は、2023年の「インボイス制度」を見据えた対応が大切!

2023年10月、インボイス制度がスタートします。この詳細は割愛しますが、インボイス制度においても、電帳法に準じた方法での運用が必要となるばかりか、請求書の記載要件が厳しくなり、業務工数が増加することは明らかです。だからこそ、単に電帳法改正とインボイス制度に対応するだけでなく、適切なシステムを導入することにより、増加する業務を効率化し、生産性の向上を実現しながらこれら改正に対応していくことこそ、私たち電帳法対応支援チームが多面的に検討した上での最適解だと考えています。

電子保存義務化まで2年間の猶予、
しかし2022年中の対応を!

もともと電帳法改正による電子保存義務化は、2022年1月1日から開始される予定でしたが、急遽2年間の猶予期間を与えられることになりました。しかし、電帳法改正への対応は、前述のとおりインボイス制度にも大きく関連します。時間の猶予が出来たとはいえ、今対応しておかなければ、電帳法改正とインボイス制度への対応が重なり、その労力は相当なものになることが予想されます。また、実際に運用が始まった後も、これまでにはなかった問い合わせや確認が多々発生することが予想されます。だからこそ先延ばしにすることなく、一刻も早く対応されることをお勧めします。

社内規定かシステムか。
そのご提案から、
電帳法対応支援はスタートします!

02.テントゥーワンの電帳法支援サービス

※システム支援はBill One導入を前提としています。

システム導入/社内ルール策定の
いずれにも対応

クライアントさまの事業・業務を把握した税務担当者、そして関連法規・システムなどに精通するメンバーが連携するテントゥーワンの電帳法対応支援。
システム導入、または社内規定策定のいずれが最適であるか、多面的な検討を重ね提案を差し上げます。

税務/システムの両面での支援

税務担当のみならず、社内外の業務を支援するシステムエンジニアも複数名在籍するテントゥーワングループ。
だからこそ、Bill Oneサポートサイトでは対応できない事案(実際の業務を踏まえた具体的運用方法など)についても、それぞれのスタッフが連携しサポートすることが可能です。

スポットでの支援/継続的な支援の
いずれも選択可能

電帳法対応に向けたスポットでの支援はもちろん、対応後に発生する、システムのよりよい運用の支援や日々の電帳法運用における様々な問題課題に迅速までトータルで支援する継続支援の双方をご用意。必要な支援を柔軟に提供いたします。

電帳法運用のミスは、
想像以上に大きなリスクになり得ます

電子取引データの保存の抜け漏れ、法規制に対応しない形での運用は、経費として認められない場合や、青色申告ができない結果をもたらします。しかしながら、電帳法対応を支援する中において、本来保存が必要なデータの抜け漏れをご案内することは決して少なくありません。
そのほか、自社ルールのもと保存・運用する場合、社内のファイルサーバーへの保管でよいのか、クラウドに保管してよいのか、アクセス権をどう設定するか、ウイルス対策をどうすべきかなどに迷われるケースも多いと思われますが、これらの疑問や質問に的確に応えてくれる先を見つけることは、決して簡単ではないはずです。
だからこそテントゥーワングループでは、お客様の状況を熟知した税務担当と、Bill Oneシステムのみならず、社内ネットワーク構築などにも知見を持つシステムエンジニアが連携のもと、まずはしっかりとクライアントさまの状況を把握し、保存対象となるデータの洗い出しや整理を行い、それら内容をもとに電子取引データの保存における必要な取り組みをご案内することを大切にしています。
お客様の疑問の解決からスムーズな運用までをワンストップで支援する、それがテントゥーワングループの電帳法対応支援サービスです。

電帳法運用のミスは、想像以上に大きなリスクになり得ます

ご支援内容・費用のご案内

①社内規定策定

①社内規定策定

電子取引データの保存について、受領/発送のいずれか、または両方を、社内規定策定にて対応(電帳法対応システムを導入しない)される場合に支援いたします。

支援期間 支援内容 価格(税別)
支援開始から概ね2か月程度 社内規定、ルールに関する文書の策定

受領業務に関する規定策定

40,000

発送業務に関する規定策定

40,000

※受領・発送両方の規定を策定する場合は、合算値の¥80,000(税抜)が標準価格となります。

②Bill One導入支援(スポット契約)

②Bill One導入支援(スポット契約)

Bill Oneを導入されるお客様について、電帳法対応に備えた各社ごとのBill One利用マニュアル策定を支援いたします。

支援期間 支援内容 価格(税別)
支援開始から概ね2か月程度 利用マニュアルの策定

有償プランの場合

0(※)

無償プランの場合

20,000

※Bill One無償プランの場合、電帳法に対応する為、一部手作業での運用が必要になります。この作業におけるマニュアルを策定いたします。
有償プランの場合は、特に運用カバーを行わなくても電帳法に対応可能の為、弊社支援は発生しません(製品の紹介、導入のご案内まで)。ただし、有償プランの場合も、ご希望によりマニュアル策定の対応は可能です(別途費用発生)。

③Bill One導入支援(月次契約)

③Bill One導入支援(月次契約)

Bill Oneを導入されるお客様について、電帳法対応に備えた各社ごとのBill One利用マニュアル策定に加え、今後の法改正への対応など、継続的な支援を実施いたします。

支援期間 支援内容 価格(税別)
毎月継続(電帳法改正後も継続) ・利用マニュアルの策定
・導入後の各種お問合せへの対応
・電帳法に関する新たな変化(※)に関する情報発信、および対処法についてのご提案

貴社年商 1億円以下

3,000円/月

貴社年商 1~3億円

5,000円/月

貴社年商 3~5億円

8,000円/月

貴社年商 5億円超

10,000円/月

※Bill Oneの請求書発送機能がリリースされた場合、Bill One以上に利便性の高い製品が販売された場合、電帳法をはじめ関連法が改正された場合などを想定しています。

・本資料に記載の費用は標準価格となります。保存対象となるデータの洗い出しや業務フローが多岐にわたる場合、または電帳法対応に伴い業務フローの再構築などが伴う場合には、別途お見積りいたします。
・Bill One導入支援については、電帳法対応に向けたアドバイス、疑問の解消に限定させていただきます(Bill Oneを用いた貴社作業の代行などは、対象外になります)。

よくあるご質問

弊社クライアントさまから実際に数多く頂戴するご質問と、
弊社がお伝えする事例の一部をご紹介します。

Q1.
当社は請求書の発行・受取とも、紙のやり取りしかないので、電帳法は関係ないと認識しています。
何も対応しなくてもいいですか?
A1.
請求書だけに限らず、電子データ形式で発送・または受領した取引関係書類すべてが保存の対象になります。

例えば出張時、旅行サイトから予約したホテルの領収書を現地で貰わず、ネットから受領したりダウンロードする場合、電子データでの保存が必要です。そのほか、ホームページを持っている企業さまが、ドメインやサーバーの領収書をメールで受け取ったりサイトから確認する場合も電子データ保存が必要です。電子メールに添付された領収書は、それを印刷して紙で保管することは認められず、電子データで保存しなければなりません。

このとおり、現行業務を整理していただくと、何かしらの電子取引データが発生しているのではないでしょうか。上記例のように、ひとつでも該当するものがあれば、電帳法の要件に沿った保存の対象となるため、多くの企業さまで対応が必要になると思われます。
Q2.
当社は事務処理規定を作成し、そのとおり運用する方針で考えています。
この場合、保存資料へのタイムスタンプ付与は必要なのでしょうか?
A2.
2022年の電帳法改正前は、タイムスタンプ(郵便における消印のようなもので、公的な認証機関にて、資料の保存日時を証明するもの)を付与することが必須とされていました。

しかし改正後は、このタイムスタンプ付与の代替措置が認められることとなりました。社内において「事務処理規定」を策定し、保存データに対して、原則、訂正や削除を認めないルールとすることは、代替措置の一つにあたります。このような代替措置を講じる場合、タイムスタンプ付与は必須ではなくなりますので、専用ソフトウェア等を購入する必要も、外部の電帳法対応サービスを使用する必要もありません。

なお、事務処理規定の策定においては、「電子取引の範囲」の策定をはじめ、具体的に誰がいつどこに保存するか等を明文化する必要がありますが、これらを具体的にどのように策定するかのご相談を数多くいただいています。弊社では、事務処理規定策定はもちろん、システム体制づくりやセキュリティ対策に至るまで、電帳法チーム及びSEスタッフが幅広く支援しています。
Q3.
2022年の電帳法改正により、電子データで授受した資料のことだけでなく、紙で受け取った資料をスキャナ保存することについて、要件が緩和されたと聞きました。
紙資料のスキャナ保存体制の構築についても、支援に含めることは可能ですか?
A3.
もちろん支援可能です。スキャナ保存についても、スキャンした資料に対する改ざんを防止するためのルール策定が求められます。電子データ保存とともに、お客さまのビジネスフローに沿った体制構築を支援しています(別途お見積りとなります)。

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